За отсутствие каких кадровых документов могут наказать Вашу организацию?

Кадровый учет необходимо вести на любом предприятии, даже если в штате сотрудников числится только один человек. Отсутствие какой-либо документации по кадровому учету грозит руководителю организации штрафами при проведении проверки контролирующими органами. Целесообразно назначить ответственного сотрудника, который будет следить за правильностью ведения документации. Чаще всего им становится начальник отдела кадров или бухгалтер.

Какие документы нужно вести?

В перечень обязательных кадровых документов для организации или индивидуального предпринимателя входят

Трудовые договоры

Заключаются с сотрудниками при приеме на работу в письменной форме. В договоре обязательно указывается место работы, должность и оклад, срок договора. Если договор заключается на испытательный срок, это также необходимо отразить в документе.

Личные карточки работников

Ведутся по утвержденной форме № Т-2 или форме, установленной в организации.

Трудовые книжки

Ведет руководитель организации или ответственное лицо. Является документом, который подтверждает штат работника. При увольнении работника работодатель обязан отдать трудовую книжку или переслать ее по почте по предварительному согласию.

Штатное расписание

Содержит структуру организации, ее численность, перечень подразделений. Штатное расписание поможет урегулировать споры по поводу оплаты труда или при определении расходов для оптимизации налогооблагаемой базы.

Должностные инструкции

Необходимы для разрешения спорных ситуаций с работниками. В них указываются обязанности, закрепленные за каждым сотрудником компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимы дл приема на работу и увольнения сотрудников. Здесь же указывается режим работы и время отдыха. Уделяется внимание мерам поощрения и взыскания.

График отпусков

Составляется начальником отдела кадров и утверждается генеральным директором в декабре предшествующего года. До середины декабря руководитель обязан ознакомить всех работников с данным документом.

Положение о персональных данных

В нем указывается состав персональных данных сотрудников, подлежащих обработке. Все работники компании должны быть ознакомлены с данным документом. Для этого необходимо письменно оформленное согласие на обработку персональных данных.

Положение об оплате труда

Необходимо, если в организации предусмотрена выплата бонусов, премий и других выплат.

Табель учета рабочего времени

Позволяет вести учет рабочего времени каждого отдельного сотрудника.

Документ об утверждении формы расчетного листка

Позволяет работнику узнать, из каких выплат состоит его заработная плата.

Приказы

Создаются в свободной форме. Как правило, регулируют вопросы, связанные с работой организации и взаимодействию между сотрудниками.

Этот перечень документов должен присутствовать в каждой компании.